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为什么明明赚钱还会倒闭?3个关键管理,避免“黑字倒闭”

编按:
在财务会计里面,一般数字有两种颜色的呈现:“收入”或者是“净利”用黑色的字,而“费用”和“亏损”则用红色的字,这样就让人很容易一目了然,当你看到最后利润这一栏的时候,如果是黑字就代表赚钱,红字就代表亏损。而什么叫做“黑字倒闭”呢?也就是说你的损益表最后的利润是正的,是赚钱的,但是最后公司却倒闭关门大吉了。(本文摘自《好懂秒懂的财务思维课》一书,以下为摘文。)

黑字倒闭:损益表显示赚钱(黑字),但公司因资金不足而倒闭。
避免“黑字倒闭”3大重点:
1.  关注现金流(掌握现金活动、营运活动、交易事项,有效掌握企业经营)。
2. 关注应收、应付、预收、预付帐款(现金流愈早进来、愈晚出去愈好)。
3. 关注借款期限(每天、每周、每月、每季、每年关注现金流与期限,掌控公司债权

有一个好朋友自己创业,每个月都是赚钱的,也就是收入都是比费用来得高,但是今天请你喝咖啡突然说他倒闭没钱了,也就是公司没有现金,请问明明是“赚钱”却“没有现金”,你觉得会是什么原因? 

前面几堂跟大家分享了损益表的收入和成本两个重要模块之后,接下来就进入到了最后一个“利润”,也就是净利的部分。

其实,单就利润或是净利来看,观念非常容易理解,就是收入(赚进来的钱)减掉费用(花出去的钱)就是利润了。利润如果是正的,就是赚钱;利润如果是负的,就是亏钱。

而在损益表的表现上面,整张表最后一个数字一般代表就是利润结果;尤其在这个数字下面,会画下双横线,也就是整张表的最底线。因此这个利润结果,你也常会听到有另外一个专有名词叫做Bottom line(底线),就是这个意思。所以如果偶尔听到别人问你的Bottom line 如何,就是问你的利润如何的意思。

在财务会计里面,一般数字有两种颜色的呈现:“收入”或者是“净利”用黑色的字,而“费用”和“亏损”则用红色的字,这样就让人很容易一目了然,当你看到最后利润这一栏的时候,如果是黑字就代表赚钱,红字就代表亏损。

所以这个标题就很憷目惊心了,什么叫做“黑字倒闭”呢?也就是说你的损益表最后的利润是正的,是赚钱的,但是最后公司却倒闭关门大吉了。

图/仅为情境配图。取自unsplash

公司会倒闭的主要原因,就是“付不出钱”来,不管是支付给供应商的钱、支付给员工薪资,又或者是要偿付银行负债或者是贷款。总之,“黑字倒闭”就是损益表帐上看起来是赚钱的,但是最后银行存款或是存折里面,却已经是空空如也,也就是公司最重要的命脉“现金”已经用尽了。

所以净利或损益最重要的原则,不要以为赚钱就好,收到钱才是最关键的。除了赚钱以外,“现金”才是一个企业存活的关键。

接下来介绍3个重点,让大家避免落入黑字倒闭的厄运,分别是:关注现金流、关注应收应付帐款、关注借款期限。

图/避免黑字倒闭三关键。

避免黑字倒闭的三个关键 1. 关注现金流

企业在财务管理上面最大的迷思,就是太过于重视利润,或只重视利润。实际上,净利是损益表上的概念,“现金流”才是公司最重要的命脉。

简单来说,损益表是运用了很多财务会计的概念,所编制出来的收入、费用还有利润,这个和实际的现金流会有一定时间的落差。所以,必须针对“现金流”,定期观察每一段时间,现金增减以及现金净额的情况。

在这种情况之下,你就可以充分掌握自己所有现金流的状况,也可以知道自己还有多少现金。如此一来,如果未来有任何现金支付要发生的话,就可以理解自己到底有没有能力支付,或者是如何事先要筹措足够的现金。这个就是我们所说的现金流量表的概念,在后面的课堂里我们会特别来说明。

但是说穿了,其实这也只不过就是“银行存折”的概念,因为一本存折里面所记录的,不外就是现金的“存入”、“提领”和“余额”。其实就是现金流量表的“流进”、“流出”和“余额”。也类似于损益表的“收入”、“费用”和“净利”。

所以要掌握现金流,其实没有这么复杂,只要每天关注自己的银行存折,或者是银行帐户的现金流动就可以了。有趣的是,很多公司,甚至是越大的公司,常常是关注会计报表、管理报表甚于最基本的现金流量和银行帐户。

记得我在淡马锡集团的时候,在中国设立了很多金融机构,都是专门服务很多个体户、农户、小微企业,或一些中小企业。那个时候针对很多非常小的个体户或是中小企业,当他们有资金需求的时候,我们就需要去了解他们财务状况,这个时候才发现什么财务报表、损益表,对他们而言全都是天方夜谭。实际上,对他们而言只要有“银行存折”,重要的现金流就一切都搞定了。

我们常常说的企业资源规划(Enterprise Resource planning;ERP系统),对这些小企业而言更是遥不可及的概念,曾经遇到一个小企业主,他开玩笑的跟我说:“我们做生意非常简单,说穿了就是‘三本走天下’”。

我就问他说:“什么是‘三本走天下’?”

他说:“就是日记本、记帐本和存折本啊。”

●日记本:其实就是所有的“待办事项”,也就是所有的“经营活动”。
●记帐本:就是所有的“交易事项”,不管你卖了哪些东西给哪些人,或者是向哪些人买了哪些东西,这些就是所有的“交易细节”。
●存折本:就是我们所有的血脉,“现金流”的所有细节,只要有了存折本的话,或者是说银行帐户,你至少可以知道你剩下多少现金,有多少现金可以为你所用,这是所有公司最重要的关键。

所以这“三本”,认真说起来就是掌握“运营活动”、“交易事项”和“现金流动”,说实话管理不需要太过复杂,只要重点能够掌握,简单就是美。因此这“三本走天下”,让我留下了非常深刻的印象,也使我体认到每天关注银行存折或帐户以随时掌握现金流是一件多么重要,却又再简单不过的事情。

2. 关注应收应付帐款

刚才提到关心现金流,主要是过去发生、现在发生的现金流进流出,还有目前的现金水准和余额。但是接下来,更重要的是要了解即将发生的现金流进流出,会是一个怎么样的情况。这个才是会影响公司运营的重要关键。

首先我们来看看所谓的“应收帐款”和“应付帐款”,这两个主要的会计科目,在资产负债表里面是很重要的两个重点,代表的是交易已经完成,但是现金却还没有实际交付的情况。

如果我们和供应商或者是客户,全都是用现金交易,那麽就不会产生应收帐款和应付帐款。

就像去市场买菜、买鸡鸭鱼肉,或是去买个臭豆腐、买个小吃,你不可能跟老板说:“我下个月时候再付你钱好吗?”这种交易一定是现金支付,大家“银货两讫”。

若你是真的吃了臭豆腐却3个月之后再支付的话,那就代表你臭豆腐已经吃完了,也就是交易已经完成,可是老板并没有收到钱。这个时候在老板的帐上就会挂一个“应收帐款”,代表他应该要收的钱但是还没有收,那在我而言,我就应该在我的资产负债表上面有个“应付帐款”,也就是我应该付给老板钱,但是还没有付。

所以就大白话而言,我就是“赊帐”,而臭豆腐老板就是“赊销”。这老板,虽然明明应该是赚了这笔钱,但是钱还没在他手中,这个现金要到3个月之后他才会收到。

试想看看,如果每个人都这样子做的话,请问一下这个老板接下来哪来的钱再去买臭豆腐的原物料?他哪来的钱去支付水电瓦斯、支付他自己的生活所需?如果当初他的小买卖资金还是向银行借钱的话,他哪来的钱去支付银行的贷款利息本金?如此一来,就算他的损益表是赚钱的,但是因为大家都“赊帐”,他没收到现金,所以说不定很快就倒闭干不下去了。

这就是我们前面讲的“黑字倒闭”。

所以说“应收帐款”就是应该要收但还没有收到的钱;而“应付帐款”就是应该要付但是却还没有支付的钱,这两个对于未来的现金流都有非常攸关的影响。

对企业而言,最简单的指导原则就是,“钱愈早收愈好,钱愈晚付愈好”;当然所有的收钱和支付的日期,不论早晚,都是要在买卖双方约定好的情况下进行,毕竟这种“赊销”的模式,最主要还是创建在“信用”之上的。

3. 关注借款期限

接下来要了解另一个会影响未来重要现金流的关键就是负债的偿还。

不管是个人向亲朋好友借钱,或者是向银行及金融机构借钱,甚至是向非法的单位或地下钱庄借贷,这些都是必须要支付成本,也就是“利息”,而且是有“还款期限”的。

如果我们的现金余额,到了这些借款偿还期限,却没有办法支付的话,就很容易落入倒闭的风险。

在这里提供几个重要的方式,让大家在平日管理的时候能够善于面对结款到期却偿还不出来的窘境:

◆ 期间搭配:借款和收入期限要互相搭配,避免借款的期限太短,而现金要很长的时间才收的进来;这个在后面章节也会有更深入的讨论。

◆ 定期关注:每周、每月、每季、每年都要关注还款的数额和时间;这个也可以和前面的现金流当作是一个重要的管理环节。

◆ 筹款管理:要“预留”一些“筹款”的时间,筹钱的管道有很多种,但是都需要时间,这个部分在后面章节也会跟大家说明。

最后简单覆盘一下,企业赚钱不一定就会活得好,主要“现金”这个重要命脉要足够,所以在日常管理上还要关注三点:

1. 关注现金流:

除了损益表还要随时看看现金流量表,现金余额到底够不够。

2. 关注应收应付:

避免“收长付短”;也就是向客户收款很慢,但付给厂商帐款很快。

3. 关注借款期限:

要确保银行还款期限之前,公司要有足够的现金。

课后练习
这几堂课下来我们一直强调,企业的首要目的就是要赚钱,而现在我们又学到了,除了赚钱之外,现金流的控管也是非常的重要。但是看到很多像亚马逊等一些知名的网络公司,这么多年来一直都是属于亏损的状态,但是投资人却给相当高的评价,甚至还不断地加码投资。这个现象和这几堂课所学到的,有没有互相抵触的部分?还是有一些特殊的道理存在里面呢?